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瑞安企业云盘


    在我国,许多来自于金融、教育、医疗、通信及建筑等各企业级用户和政府部门,都是借助于 IT 信息系统完成日常的业务办公,而日常办公所依赖的各类应用平台在长期的使用过程中产生了大量的非结构化数据,如办公文档、招投标文件、设计文案及重要视频等文件,这些应用平台的独立性造成大量的非结构化数据碎片化存在,且数据量也不断增长,如果不能很好地管理自己产生的这些文件数据,不仅会降低工作效率,而且会影响到企业的发展,甚至会带来损失。
    在移动互联网高速发展的今天,几乎每个企业的员工都会通过个人电脑、手机或平板参与办公,这进一步加重了文件的分散性,不仅分散在桌面和移动终端,还分散在通讯应用(邮件、IM 等)、业务应用(OA、CRM、行业应用等)等各种平台环境中,分散存储,各自管理和使用,造成了数据孤岛。这些文件越是分散,可管理性就越差,如果企业无法收集文件、无法统一规范,就难以组织和重用。在文件严重分散的企业中,员工离职、工作交接时,文件流失、知识断层是常态,甚至往往会因为没时间交接,造成大量的知识文件不为人知,丧失价值。所以,如何有效统一的管理非结构化数据才是解决文件分散存在的重要手段。 

    瑞安企业云盘针对企业内部数据管理特征提供了一套安全、可靠、高效的数据管理应用解决方案。平台不仅为企业员工提供个人文件数据的存储归档、安全备份、便捷分发和随时随地访问服务,也为企业提供了一套可按自身组织架构搭建的一体化、高效率的数据处理协同工作服务平台。平台基于私有云架构设计,构建于用户内部网络中,后端采用安全可靠的分布式存储系统,通过分布式集群架构和云计算框架,从服务性能上来提升整个平台的扩展性、安全性及可靠性。 

    通过平台的建设,用户可以把各类办公文档数据通过PC、手机、平板等各种设备和终端即时同步至云端共享平台,不受时间、地点及设备的限制,只要有网络,员工可以在任何时间,任何地点,任何PC或手机上对文件数据进行访问和管理。任何保存到云端的文件数据都会安全的存储到平台中,无需担心数据的丢失。

 

01 文件的统一备份管理

    平台按照动态的空间分配机制为单位员工分配独立的云空间,包括个人空间和公共空间。个人空间只有个人用户有权限访问,其他用户无权限查看,公共空间内的资料企业内部全员均可访问,云空间内的所有办公数据管理有严格的权限限制,个人空间内的所有资料数据只有个人有权限管理,而公共空间内的数据由系统管理员统一管理。用户可通过PC客户端、移动客户端、Web端等多种访问途径浏览云端的数据

    平台提供对各种格式文件的在线预览不依赖于本地终端的程序,如本地电脑未安装Office软件,也可以通过浏览器在线预览各种办公文档。同时,用户可以对云端保存的资料进行统一管理,包括文件的新建、移动、复制、重命名及上传下载等,平台支持对文件添加评论,支持分类查找文件,支持文件标签及收藏夹,支持对办公文档的全文检索等

 

02 方便便快捷的文件分享

    平台提供了丰富便捷的文件分享功能,用户可以将个人空间的文件数据快速的分享给其他用户,管理员用户也可以将公共文件一键快速推送至全体员工,文件分享后,其他用户可以收到消息提示,根据提示可查找到分享的文件,直接在线预览文件内容,也转存到个人空间或下载到本地

    平台提供多种分享方式,包括文件的链接分享、内部联系人分享、邮件分享、协议分享等多种分享方式,所有分享均保存有记录信息,包括分享时间、分享人、分享方式及有效期等信息,便于后台审计。链接分享包括公共链接结和私有链接两种方式,私有链接需要输入访问秘钥,访问者才能下载,链接分享提供文件链接的二维码,用户可通过手机微信扫描二维码来访问所共享的文件,同时,可以设定文件分享的有效期和文件的访问控制权限,访问期限到期后,链接自动失效,访问权限可以设定访问者只具备对文件预览、下载、转存、收藏或修改的权限

 

03 高效的文件检索查找

    平台提供极为完善的文件查找功能,提供条件检索查找,可按文件大小、名称、上传时间、修改时间、类型、所在目录等多种条件进行筛选查找,搜索条件可以自由组合,保存成快捷搜索选项;支持按照文件类型快速查找,可以按照图片、文档、视频、音乐、程序及压缩包等不同类型分类预览查找;支持关键字过滤查找,支持多个关键字组合,通过模糊的关键字即可查询找相关的文件。支持对文件添加标签,标签可以自定义,包括名称、备注及颜色等,用户可通过添加的文件标签可快速查找到文件。对于文档类文件(包括txt、Word、Excel、PPT、PDF等格式),支持全文检索,支持在检索结果列表中,关键字以不同颜色高亮显示,支持在检索文档的预览界面,自动跳转到关键字所在位置

    当用户在大量日积月累的文件“仓库”里想找某个办公文档资料时,又无法记得文档的名称,可以通过输入与文档相关的某个关键词来过滤查找,完全区别于以前在本地来回翻找文件目录的方式,通过系统智能化的搜素功能极大提高了文件查找的效率,为用户提供方便、快捷的使用体验

 

04  文档的在线协同编辑  

    平台还提供文档的在线编辑功能,包括常用的TXT、Word及Excel等文档,对于云端需要修改的文档,用户无需将文档下载到本地,可直接通过浏览器端选择编辑模式在线修改文档内容,而无需将文档下载到本地,修改完后再上传到云端

    同时,针对文档的在线编辑,平台还支持多个用户的协同修改 ,用户可以建立协同小组,也可以将修改文档分享给其他成员,每个成员打开该文档,选择编辑模式即可进入到协同状态,每个协同的成员可实时查看更新文档的内容,包括鼠标移动轨迹及编辑的文字内容,在文档修改界面,也可查看协同成员的在线状态

 

05  完善的文件恢复机制  

    平台对云端存储的文件提供完善的历史恢复机制,包括文件的历史版本、空间回收站及时间轴等不同数据恢复机制,这样就可以很方便的找回误删除的文件。文件的历史版本主要针对于文档类文件的版本还原,主要有TXT、Word、Excel、PPT等类型文件,只要对文档内容作了修改,包括网页端的在线编辑修改和下载到本地修改再重新上传,均会产生不同时间节点的修改版本;对于文档的历史版本,用户可以选择直接在网页端预览内容,也可下载到本地预览,同时还可以在线对文档的历史版本进行回退。
    用户也可以通过回收站来查看个人空间内已删除的所有文件,回收站中的文件支持过滤查找(包括文件名称、大小及删除时间等因素),可以选择通过恢复选项,使已删除的文件恢复到原来的存放路径,也可以选择删除选项,彻底清除该文件,其操作方式类似Windows系统中的回收站。同时,平台还提供个人空间的历史版本,也可以通过时间轴使空间内的文件回退到某一时间节点的状态,完成对整个空间内所有文件的批量回退。

 

06  文件去重与秒传功能  

    平台提供文件的秒传功能,该功能是基于文件哈希校验码的安全算法,通过系统后台对文件哈希值的比对和识别,删除重复的文件实现的,平台对所有上传的数据采用SHA1安全算法,对于多个用户上传内容相同的文件,系统后台会做重删处理。该机制很好的解决了多人分别上传同一个文件,重复存在并占用整个存储系统空间的问题,提升了磁盘空间的利用率。
  数据重删在后台处理,用户能够感受到是文件的极速秒传,包括PC客户端和web浏览器端,如果用户上传如视频、音频、压缩包等之类的大文件之前,客户端会校验后台是否已存在该文件,如已有该文件将不再重复上传,文件的上传过程会在瞬间完成,实现秒传效果,秒传完成即可预览文件的内容。